Privacyverklaring Veldhuijzen & Nuiten Advocaten & Mediators

Dit is de privacyverklaring van Veldhuijzen & Nuiten Advocaten en Mediators, gevestigd aan de Burgemeester de Raadtsingel 89 te Dordrecht (hierna: de “het advocatenkantoor” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben. 

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 078-613 39 66 of e-mail: mail@veldlaw.nl.

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Het advocatenkantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Cliëntdossier 
Indien u een opdracht aan ( advocaten van ) het advocatenkantoor verstrekt, verwerkt het advocatenkantoor de persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan het advocatenkantoor verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier en/of de behandeling van uw zaak. Afhankelijk van het onderwerp van uw dossier kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. 

Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die het advocatenkantoor  verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. 

Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft). 

In kaart brengen websitebezoek
Veldhuijzen & Nuiten Advocaten & Mediators gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Zij zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.


Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Cliëntdossier
Het advocatenkantoor gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een overeenkomst van opdracht om het cliëntdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door het intakeformulier en/of de opdracht bevestiging  te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van het advocatenkantoor, omdat wij onze diensten niet kunnen uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. 

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Het advocatenkantoor mag dan geen gegevens meer van u verwerken. Het advocatenkantoor kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het cliëntdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren. 

Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Nieuwsbrief
Wij gebruiken uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.

Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Cliëntdossier
Wij bewaren het cliëntdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven jaren nadat het dossier gesloten is.  In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien het advocatenkantoor van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht. 

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een papieren en/of  digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die het advocatenkantoor verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan het advocatenkantoor heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van het advocatenkantoor de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft het advocatenkantoor een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten. 

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een cliëntdossier, een klacht tegen (een van de advocaten van) het advocatenkantoor indient die betrekking heeft op de behandeling van een cliëntdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de klachtenfunctionaris op grond van de Geschillenregeling Advocatuur en/of de Deken van de Orde van Advocaten en/of de Raad van Discipline en/of  het Hof van Discipline dan wel enig andere betrokken tuchtcollege waaronder maar niet uitsluitend de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door genoemde instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Het advocatenkantoor heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er persoonsgegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via mail@veldlaw.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen. 

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan. 
  • Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
  • Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen. 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

22 mei 2018